NAV – Regelverk og godkjenninger

Innholdsfortegnelse

Om tiltaksleveranser

Arbeidsmarkedstiltakene skal bidra til å styrke tiltaksdeltakernes muligheter til å skaffe seg eller beholde arbeid. Arbeids- og inkluderingsdepartementet utarbeider forskrift om arbeidsmarkedstiltak (Tiltaksforskriften). I tillegg utarbeider arbeids- og velferdsdirektoratet utfyllende regler. Dette er de overordnede føringene til de ulike arbeidsmarkedstiltakene NAV kan iverksette og/eller gå til innkjøp av. Forskriften fastsetter på hvilke vilkår det enkelte tiltak er utformet. Det er viktig å merke seg at alle tiltakene har egne kapitler i forskriften. 

Det er flere aktører som leverer arbeidsmarkedstiltakene: NAV selv, forhåndsgodkjente aktører, private aktører og sosiale entreprenører. Noen tiltak, som AFT og VTA, leveres kun av forhåndsgodkjente aktører, mens andre tiltak er anbudsutsatt.  

I hovedsak skal alle forhåndsgodkjente tiltaksarrangører ha offentlig (kommunal/fylkeskommunal) aksjemajoritet. ASVL’s medlemsbedrifter er forhåndsgodkjente tiltaksarrangører for tiltakene AFT og VTA. Tiltaksleveransene reguleres av årlige samarbeidsavtaler mellom NAV Fylke og tiltaksbedriften, samt av kravspesifikasjoner for tiltakene.  

Bevilgningene til arbeidsrettede tiltak gis over statsbudsjettet sammen med de politiske føringene for NAV’s prioriteringer. Dette fremgår av det årlige tildelingsbrevet fra regjeringen til Arbeids- og velferdsdirektoratet. Tildelingsbrevet viser hovedmål og prioriterte oppgaver, mål, styringsparametre og oppgaver som skal ha høy prioritet i det aktuelle året. 

Godkjenning

Tiltaksleveranse til NAV av AFT og VTA forutsetter at man inngår «Avtale om gjennomføring av arbeidsmarkedstiltakene Arbeidsforberedende trening (AFT) og Varig tilrettelagt arbeid (VTA)» (se avsnittet om samarbeidsavtale). For å kunne inngå slik avtale må bedriften være godkjent etter retningslinjene i «Prinsipper for godkjenning av tiltaksarrangører av AFT/VTA».

Det er Arbeids- og velferdsdirektoratet gjennom sentral godkjenningsenhet (NAV Innlandet og NAV Øst-Viken) som gir slik godkjenning. All dialog om godkjenning og oppfølging av tiltaksarrangør foregår gjennom de fylkesvise tiltaksenhetene. En godkjenning gis for 4 år, men vurderes årlig. Dette er hjemlet i Tiltaksforskriftens §§ 13.6 (AFT) og 14.5 (VTA). I tillegg til de formelle og tekniske kravene til organisering gitt i tiltaksforskriften og prinsippene for godkjenning, er det også et krav at tiltaksarrangør må levere tjenester i henhold til kravspesifikasjonen for det aktuelle tiltaket. Dette inkluderer også krav til samlet kompetanse i bedriften. 

Konsern

Et sentralt spørsmål i forbindelse med godkjenning er om bedriften kan organisere all aktivitet innenfor den godkjente virksomheten, eller om selskapet må organiseres etter en konsernmodell. Prinsippene for godkjenning slår fast at det bare er AFT og VTA (og tjenester til tilsvarende målgrupper) som kan være primærvirksomhet. Det innebærer at all vare- og tjensteproduksjon må være «uløselig knyttet til attføring». Alle inntekter som ikke kommer som følge av AFT og/eller VTA-driften må skilles ut i eget selskap. Dette gjelder f.eks. utleie. Ved etablering av konsern samles all forhåndsgodkjent virksomhet (AFT og VTA) i ett selskap og det er kun dette selskapet som krever godkjenning. 

Ved omorganisering til konsern bør man særlig være oppmerksom på disse faktorene: 

  • Identifisere hvilken del av virksomheten som er uløselig knyttet til AFT og VTA 
  • Skille ut all annen virksomhet i ett eller flere søsterselskap 
  • Sikre at alle verdier som er opparbeidet som følge av tjenestevirksomhet til NAV forblir i det forhåndsgodkjente selskapet 
  • Involvere NAV på et tidlig tidspunkt og holde dem orientert om prosessen 
  • Orientere og involvere de ansatte 

Etablering som konsern krever en del arbeid med endringer i organisasjonen, men åpner samtidig for nye muligheter til å utnytte kompetansen og ressursene i bedriften. Ta gjerne kontakt med oss i sekretariatet ved spørsmål rundt godkjenning og eventuell organisering i konsern. 

Samarbeidsavtale

«Avtale om gjennomføring av arbeidsmarkedstiltakene Arbeidsforberedende trening (AFT) og Varig tilrettelagt arbeid (VTA)» er en årlig samarbeidsavtale mellom NAV Fylke/Tiltaksenhet og den enkelte tiltaksarrangør. Dette er en gjensidig avtale som regulerer rammene for tiltaksgjennomføringen for ett år av gangen. Gjensidig oppsigelsesfrist av avtalen er 6 måneder. 

Avtalen bygger på en sentral avtalemal utarbeidet av Arbeids- og velferdsdirektoratet. Avtalen fylles ut og tilpasses lokale forhold av NAV Fylke/Tiltaksenhet før den oversendes tiltaksarrangør for gjennomsyn og tilbakemeldinger. Her er det viktig å merke seg at det er snakk om en gjensidig avtale som må bygge på dialog og forhandlinger der det eventuelt er uenighet om innhold. Avtalen signeres på et avtalemøte/ signeringsmøte mellom NAV fylkesledelse og ledelsen hos tiltaksarrangøren (jfr. pkt. 4 i avtalen). 

Databehandleravtale

Som vedlegg til samarbeidsavtalen skal det utarbeides/revideres en årlig Databehandleravtale for hvert tiltak. Databehandleravtalen regulerer Databehandlers (tiltaksarrangør) behandling av personopplysninger på vegne av Behandlingsansvarlig (NAV). NAV jobber kontinuerlig for å ivareta og styrke personvernet for sine tiltaksdeltakere. Innholdet i databehandleravtalene og kravet til dokumentasjon fra tiltaksarrangør og deres underdatabehandlere endres og skjerpes stadig. Det er derfor ikke mulig for oss til enhver tid å ha oppdaterte maler eller eksempler på dokumentasjon tilgjengelig for våre medlemmer. 

Sammen med Arbeid og Inkludering (A&I) har ASVL utarbeidet en veileder til databehandleravtalen. Målet med veilederen er å gjøre det enklere for deg å forholde deg til databehandleravtalen. 

Tilsagn, refusjoner og betalingsordninger

NAV gir forhåndstilsagn for 6 måneder for antall avtalte plasser. Tiltaksarrangør fremmer refusjonskrav etterskuddsvis pr. måned, basert på en deltakerliste som viser fremmøte for perioden. Tilskudd utbetales iht. fast sats per tiltaksdeltaker per måned.

Omfang av deltakelse for den enkelte tiltaksdeltaker skal framgå av innsøking/bestilling. 50 % eller mer av antall timer som er avtalt som full tid hos den enkelte tiltaksarrangør gir 100 % refusjon, mindre enn 50 % av full tid gir 50 % refusjon av statlig tilskuddssats.

Tilskudd utbetales tiltaksarrangør ved sykefravær/annet godkjent fravær i avtalt tiltaksperiode. Hvis tiltakstilbudet i AFT feriestenges skal det ikke utbetales refusjon, unntak for dette er arbeidsdager i romjul og påske. For VTA-tiltaket får tiltaksarrangør utbetalt refusjon for deltakere i 12 måneder i året. 

Digital samhandling med NAV er i stadig utvikling. Digital deltakeroversikt ble lansert våren 2023. Ytterligere digitale endringer og forenklinger er på trappene. NAV vil holde dere  som tiltaksarrangører løpende orientert om nye prosedyrer. Se tiltaksarrangørsidene på nav.no, samme sted finner du lenke til skjemaer for rapporter og refusjonskrav 

Kommunal medfinansiering

I tillegg til det statlige driftstilskuddet mottar VTA tiltaket et kommunalt tilskudd, i henhold til avtale om medfinansiering som tegnes mellom den enkelte eierkommune og tiltaksbedriften. Før ansettelse kan tilbys må tiltaksarrangør sikre at avtale om medfinansiering er inngått med den ansattes kommune/bydel.  

Resultatrapportering

Det stilles krav om rapportering på individnivå for tiltaksdeltakere. I tillegg skal det sendes Tiltaksrapport (jfr. pkt. 8.1 i avtalen) om årets tiltaksgjennomføring innen utgangen av februar etterfølgende år. Tiltaksarrangør skal også levere godkjent årsregnskap innen utgangen av juni året etter.  Det kommer frem av samarbeidsavtalen hva og når det skal rapporteres.  

Kvalitetssikring

Avtalen om gjennomføring av tiltakene mellom NAV Fylke og tiltaksarrangører stiller krav om et sertifiserbart system for kvalitetssikring av primærvirksomheten (AFT/VTA) (jfr pkt 5,1 i avtalen). Systemet skal revideres periodisk av ekstern revisor. Oppnådd sertifisering og rapport fra periodisk revisjon skal gjøres tilgjengelig for NAV.

Det finnes flere aktuelle kvalitetssikringssystemer og NAV har ingen preferanser eller krav til hvilket som skal velges, så lenge det gjennomføres revisjoner med ekstern revisor. De mest brukte er Equass (European Quality in Social Services) og ISO standard  NS-EN 9001. Et alternativ for de som ikke har behov for ISO standard med tanke på produksjonslinjene, og som synes at Equass blir for generell, kan være  SEQF (Supported Employment Quality Framework). Dette er skreddersydd for tjenesteleveranser med utgangspunkt i metodikken Supported Employment. Du kan lese mer om de ulike systemene på deres respektive nettsteder. Lenke til disse, samt 3 ulike leverandører av ISO 9001 finner du under Ressurser.